Rückerstattungsrichtlinie

1. Richtlinienübersicht

Wir legen Wert auf langfristige Kundenbeziehungen und behandeln Rückerstattungsangelegenheiten fair, transparent und nach bestem Wissen und Gewissen. Da Sutrixs Global Abonnementsoftware, individuelle Softwareentwicklung, internationale Handelskoordination und BPO-bezogene Dienstleistungen anbietet, kann die Rückerstattungspraxis je nach Art des erworbenen Produkts oder der Dienstleistung, dem Lieferstadium und den bereits entstandenen Kosten variieren.

2. Allgemeine Grundsätze

• Rückerstattungen werden anhand der entsprechenden Rechnung, des Angebots, der Leistungsbeschreibung, des Abonnementplans, des Serviceauftrags oder des Handelsdokuments geprüft.
• Genehmigte Rückerstattungen werden, sofern zutreffend, in der Regel über die ursprüngliche Zahlungsmethode oder eine andere rechtmäßige Methode, die wir nach billigem Ermessen festlegen, zurückerstattet.
• Gebühren des Zahlungsdienstleisters, Bankgebühren, Gebühren für die Währungsumrechnung, Steuern, Zölle und Kosten Dritter können abgezogen werden, sofern sie nicht erstattungsfähig sind.
• Wir behalten uns vor, vor der Bearbeitung eines Rückerstattungsantrags unterstützende Informationen anzufordern, darunter Transaktionsdetails, Kommunikationsdaten und Informationen zur Einhaltung der Vorschriften.

3. Rückerstattungen für ERP- und CRM-Abonnements

Abonnementgebühren für ERP-, CRM- und ähnliche Softwareprodukte sind in der Regel nicht erstattungsfähig, sobald der Abonnementzeitraum begonnen, der Benutzerzugriff eingerichtet, die Implementierung gestartet oder digitale Dienste aktiviert wurden. Dies liegt daran, dass Software-Abonnements typischerweise die sofortige Bereitstellung, reservierte Kapazität, Einrichtungsaufwand und technische Ressourcen erfordern.

Sollte es jedoch zu einer Doppelzahlung kommen oder sollten wir den abonnierten Dienst aufgrund eines ausschließlich von uns zu vertretenden Problems nicht aktivieren können und keine angemessene Abhilfe geschaffen werden, können wir den Sachverhalt prüfen und gegebenenfalls nach unserem Ermessen und in wirtschaftlich fairer Weise eine vollständige oder teilweise Rückerstattung leisten oder eine Gutschrift für den Dienst gewähren.

4. Rückerstattungen für kundenspezifische Software, Websites, CRM-, ERP- und Entwicklungsprojekte

Zahlungen für individuelle Softwareentwicklung, Webseitenentwicklung, Implementierung, Beratung oder projektbezogene Leistungen sind in der Regel an gebuchte Ressourcen, Bedarfsanalyse, Planung, Design, Entwicklungsaufwand, Fremdvergabe und Meilensteinzahlungen gekoppelt. Daher sind Vorauszahlungen, Beratungsgebühren und Zahlungen für abgeschlossene Meilensteine üblicherweise nicht erstattungsfähig, sobald die jeweilige Arbeit begonnen oder der entsprechende Meilenstein erreicht oder abgenommen wurde.

Wird ein Projekt vor Arbeitsbeginn abgebrochen, kann nach Abzug von Verwaltungs-, Beratungs-, Zahlungsabwicklungs- und Ressourcenkosten eine teilweise Rückerstattung erfolgen. Wird ein Projekt nach Arbeitsbeginn unterbrochen oder beendet, beschränkt sich eine etwaige Rückerstattung in der Regel auf den nicht verdienten Teil der Gebühren nach Abzug der geleisteten Arbeit, der gebundenen Ressourcen, Lizenzen, Lieferantenkosten und nicht erstattungsfähigen Auslagen.

5. Rückerstattungen im internationalen Exporthandel

Exportgeschäfte können Lieferantenverpflichtungen, Produktionsplanung, Inspektionsgebühren, Verpackungskosten, Frachtbuchung, Zollabwicklung, Devisenrisiken, Bankdokumentation und Kosten für die Einhaltung grenzüberschreitender Vorschriften umfassen. Daher sind Vorauszahlungen, Buchungsbeträge, Beschaffungskautionen, Dokumentationsgebühren, Logistikkoordinierungsgebühren und andere zugesagte Beträge in der Regel nicht erstattungsfähig, sobald ein Handelsauftrag bestätigt, die Beschaffung begonnen, die Produktion terminiert oder die exportbezogene Bearbeitung eingeleitet wurde.

Wird für eine Exporttransaktion eine Rückerstattung in Betracht gezogen, hängt diese vom Abwicklungsstand, der Rückforderung durch vorgelagerte Lieferanten oder Partner, den Vertragsdokumenten, den tatsächlich entstandenen Kosten Dritter, Bankauflagen und der rechtlichen Zulässigkeit ab. Eine Rückerstattung kann um Wechselkursverluste, Bankgebühren, Zoll- oder Logistikkosten, Dokumentationskosten, Inspektionsgebühren und sonstige nicht erstattungsfähige Beträge gekürzt werden.

6. Rückerstattungen für BPO- und Callcenter-Dienstleistungen

Zahlungen für BPO, Kundensupport, Callcenter oder Managed Process Services basieren in der Regel auf Ressourcenzuweisung, Onboarding, Schulungen, Workflow-Einrichtung, Personalreservierungen, Kampagnenvorbereitung und vereinbarten Servicezeiten. Daher sind Einrichtungsgebühren, Onboarding-Gebühren, Schulungsgebühren und Gebühren für bereits begonnene Servicezeiträume in der Regel nicht erstattungsfähig, sobald diese Aktivitäten begonnen haben.

Sofern die Dienstleistungen noch nicht begonnen haben und keine materiellen Ressourcen gebunden wurden, können wir einen Stornierungsantrag auf eine teilweise Rückerstattung prüfen, nachdem wir die Bearbeitungs-, Planungs- und bereits zugesagten Kosten abgezogen haben. Haben die Dienstleistungen bereits begonnen, basiert eine etwaige Rückerstattungsprüfung auf dem gegebenenfalls noch nicht in Anspruch genommenen Anteil, nach Abzug der geleisteten Arbeit und der angefallenen Kosten.

7. Doppelte oder fehlerhafte Zahlungen

Falls Sie der Meinung sind, eine doppelte oder fehlerhafte Zahlung getätigt zu haben, benachrichtigen Sie uns bitte umgehend unter Angabe der Transaktionsreferenz und aller relevanten Details. Nach Prüfung der Angaben werden wir uns bemühen, das Problem schnellstmöglich zu lösen und gegebenenfalls eine Stornierung oder Rückerstattung zu veranlassen.

8. Rückbuchungen und Zahlungsstreitigkeiten

Wir bitten unsere Kunden, sich zunächst mit uns in Verbindung zu setzen, bevor sie eine Rückbuchung oder einen Zahlungsstreit einleiten, damit wir den Sachverhalt prüfen und eine effiziente Lösung anstreben können. Unberechtigte Rückbuchungen oder Zahlungsstornierungen können zur Sperrung des Zugangs, zur Aussetzung der Lieferung, zur Zurückhaltung von Leistungen (sofern rechtlich zulässig) oder zur Überprüfung zukünftiger Transaktionen führen.

9. Rückerstattungsantragsverfahren

Um eine Rückerstattung zu beantragen, teilen Sie uns bitte Folgendes über unsere offiziellen Kommunikationskanäle mit:

• Ihr vollständiger Name, gegebenenfalls der Firmenname und Ihre Kontaktdaten.
• Die Rechnungsnummer, Abonnement-ID, Projektreferenz oder Handelsreferenz.
• Zahlungsdatum, Betrag und Zahlungsreferenz.
• Eine kurze Erläuterung des Grundes für die Rückerstattungsanfrage.

10. Bearbeitungszeit

Sobald eine Rückerstattung genehmigt wurde, leiten wir die Bearbeitung innerhalb eines angemessenen Zeitraums ein. Die tatsächliche Gutschriftsdauer kann vom Zahlungsdienstleister, Kartennetzwerk, der Bank, dem zwischengeschalteten Institut, dem Devisenkanal oder geltenden Compliance-Prüfungen abhängen.

11. Kontakt

Bei Fragen zur Rückerstattung von Abonnements, Softwareprojekten, Exportgeschäften, BPO-Dienstleistungen oder Online-Zahlungen über unsere Website kontaktieren Sie uns bitte über unsere offizielle Kontaktseite oder unsere autorisierten Geschäftskommunikationskanäle.